// Verbinden · Zusammenarbeit
Unified Communications und Collaboration
Erreichbar sein, ohne dass jemand raten muss, auf welchem Weg. Wir bringen Telefonie, Chat, Video und gemeinsame Ablagen auf ein Verzeichnis und eine Anmeldung.
// Warum es hakt
Das Problem sind selten die Werkzeuge, sondern ihre Anzahl
In vielen Betrieben gibt es für jeden Kanal eine eigene Lösung: die Telefonanlage aus der Zeit des letzten Umbaus, ein Videodienst, den während der Pandemie jemand eingerichtet hat, ein Chat, der über eine Fachabteilung hereinkam. Jede für sich funktioniert.
Der Aufwand entsteht dazwischen. Kolleginnen pflegen Kontakte doppelt, Externe bekommen wechselnde Einladungslinks, und im Vertrieb weiß niemand sicher, ob ein Anruf beim Außendienst ankommt oder in einer Mailbox landet, die freitags niemand abhört.
Unser Ansatz beginnt deshalb nicht bei der Auswahl eines Werkzeugs, sondern beim Verzeichnis: eine gepflegte Liste aller Personen mit Rollen und Erreichbarkeiten. Steht die, wird die Frage nach den Kanälen deutlich einfacher.
// Kanäle
Woraus die gemeinsame Kommunikation besteht
Vier Bereiche, die zusammengehören — aber selten zusammen geplant werden.
Zusammenarbeiten
// Arbeitsorte
Dieselbe Erreichbarkeit an drei Orten
Der Anspruch ist einfach: Niemand soll überlegen müssen, welche Nummer heute gilt.
Büro und Besprechungsraum
Räume, die sich gleich bedienen lassen: ein Knopf für den Start, ein bekanntes Bild, ein Ton, den auch die Gegenseite versteht.
Homeoffice
Dieselbe Durchwahl, dieselben Kontakte, dieselben Regeln für Vertretung und Rufumleitung wie am Arbeitsplatz im Büro.
Außendienst und Baustelle
Anrufe erreichen die Person, nicht den Schreibtisch. Wer unterwegs nicht abnehmen kann, ist im Team trotzdem sichtbar.
// Voraussetzungen
Was vorhanden sein muss, damit es trägt
Kommunikation belastet Netz und Verkabelung stärker als die meisten anderen Anwendungen.
-
Eine Leitung mit Luft nach oben
Video und Sprache vertragen Schwankungen schlecht. Wir prüfen die vorhandene Anbindung und klären, ob ein zweiter Weg nötig ist.
-
Netz, das Sprache bevorzugt behandelt
Damit ein großer Dateidownload kein Gespräch abhackt, wird Sprachverkehr im Netz vorgezogen. Das ist Konfiguration, kein Zufall.
-
Ein gepflegtes Personenverzeichnis
Ohne saubere Liste mit Rollen und Vertretungen bleibt jede Kommunikationslösung eine bessere Kontaktsammlung.
-
Geklärte Regeln für Aufzeichnungen
Wer darf mitschneiden, wo wird gespeichert, wie lange bleibt es liegen. Besser vor der Einführung als nach der ersten Beschwerde.
// Einführung
Eingeführt ist es nicht am Umstellungstag, sondern wenn niemand mehr fragt
Technisch ist eine Umstellung meist an einem Wochenende erledigt. Ob sie angenommen wird, entscheidet sich in den zwei Wochen danach — und zwar an ganz praktischen Fragen aus dem Arbeitsalltag.
Unsere ArbeitsweiseEin überschaubarer Bereich stellt um und sammelt die Fragen, die im Handbuch nicht stehen.
Geschult wird an echten Abläufen: Kundenanruf weiterleiten, Externe einladen, Vertretung setzen.
In den ersten Tagen ist ein fester Ansprechpartner erreichbar, statt dass alles über Tickets läuft.
Nach ein paar Wochen wird angepasst, was sich im Alltag anders anfühlt als geplant.
// Fragen zu Unified Communications
Was Unternehmen vor der Umstellung klären
01 Was heißt Unified Communications im Alltag?
Dass Anruf, Chat, Videokonferenz und gemeinsame Dateien nicht mehr in getrennten Programmen mit getrennten Kontaktlisten liegen. Sie sehen an einer Stelle, wer erreichbar ist, und wechseln aus einem Chat in ein Gespräch, ohne eine Nummer zu suchen.
02 Müssen wir alles auf einmal umstellen?
Nein, und das ist selten sinnvoll. Meist beginnt es mit einem Bereich — häufig der Telefonie oder den Besprechungsräumen — und wächst von dort. Wichtig ist nur, dass das Verzeichnis der Personen von Anfang an eines ist und nicht drei.
03 Funktioniert das im Homeoffice genauso?
Ja. Wer im Büro unter seiner Durchwahl erreichbar ist, ist es auch zu Hause oder unterwegs. Voraussetzung ist eine ausreichende Anbindung und ein Gerät, das den Firmenregeln entspricht — beides klären wir vorher statt hinterher.
04 Wie steht es um Datenschutz bei Chat und Video?
Das gehört zur Auswahl dazu, nicht in die Nacharbeit. Wir klären, wo Gesprächsdaten und Aufzeichnungen liegen, wer darauf Zugriff hat und wie lange sie aufbewahrt werden — und halten das schriftlich fest, damit es die Datenschutzbeauftragten prüfen können.
05 Was passiert bei einem Ausfall der Internetleitung?
Dann hängt alles an der Vorbereitung. Üblich ist ein zweiter Weg für die wichtigsten Rufnummern, etwa eine Umleitung auf Mobilgeräte. Was in Ihrem Fall greift, legen wir vorher fest und probieren es einmal aus.
06 Übernehmen Sie auch die Schulung?
Ja. Erfahrungsgemäß entscheidet die erste Woche darüber, ob eine Umstellung angenommen wird. Wir zeigen die Abläufe an echten Beispielen aus Ihrem Betrieb und bleiben in dieser Zeit gut erreichbar.
Passt dazu
Erreichbar sein, ohne Umwege.
Erzählen Sie uns, wie Anrufe, Chats und Besprechungen bei Ihnen heute laufen. Wir sagen, was zusammengelegt werden kann und in welcher Reihenfolge das sinnvoll ist.